RPA là gì?

RPA là viết tắt của Robotic Process Automation (tạm dịch là Tự động hóa quy trình bằng robot), chỉ một phần mềm được tích hợp vào máy tính, robot, có khả năng bắt chước thực hiện các hoạt động của con người.  Hay hiểu đơn giản RPA là một con Robot xử lý công việc tự động trên máy tính, là công nghệ mới nổi gần đây dựa trên các phần mềm robot và AI.

Thông qua việc thu thập các dữ liệu, RPA sẽ mô phỏng thao tác lặp đi lặp lại thường xuyên và thay thế con người xử lý các tác vụ kỹ thuật số như diễn giải, kích hoạt hay giao tiếp với ứng dụng và hệ thống.

Việc dùng RPA trong một số công đoạn giúp giảm chi phí cho nguồn nhân lực, cũng như hạn chế những rủi ro về sai sót trong quá trình sản xuất, kinh doanh.

3 tiêu chí cốt yếu của một hệ thống RPA:

• Giao tiếp với các hệ thống khác theo bất kỳ cách nào để loại bỏ màn hình hoặc tích hợp API.
• Có khả năng ra quyết định.

• Đước tích hợp một giao diện lập trình bot.

RPA có các ưu điểm nổi trội như:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí
• Cải thiện năng suất 
• Đảm bảo độ chính xác cao
• Linh hoạt trong việc nâng cấp và tối ưu các quy trình luôn thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp
• Kết hợp với chuyển đổi số doanh nghiệp giúp tạo ra bứt phá về doanh thu và lợi nhuận trong dài hạn.
• Làm điểm khởi đầu tốt cho xu hướng công nghiệp 4.0 trong tương lai

Thí dụ: Thu phí tự động ETC trên các đường cao tốc ở Việt Nam là một cải cách rất lớn của Bộ Giao Thông Vận Tải trên lộ trình ứng dụng RPA, giúp giao thông cải thiện tình trạng tắc nghẽn, các phương tiện lưu thông nhanh hơn, quản lý phí cũng trở nên minh bạch hơn.

Bên cạnh đó, RPA cũng có các nhược điểm như:

• Nguồn kinh phí lớn, do vậy chỉ phù hợp với các dự án lớn, dài hạn.
• Đòi hỏi nguồn nhân lực vận hành được đào tạo tốt.
• Đòi hỏi các quy trình chuẩn trong doanh nghiệp.
• Thách thức từ khả năng tương thích và tích hợp với các hệ thống khác hiện có trong doanh nghiệp
• Các vấn đề xã hội: 
• • Doanh nghiệp, nhà máy mất đi một lượng lớn việc làm (thí dụ nhân viên thu vé trạm dừng cao tốc)
  • Có xu hướng phản đối từ một lượng lớn nhân viên không muốn ứng dụng RPA vì điều này có thể khiến họ phải vất vả hơn trong việc cập nhật kỹ năng CNTT, hoặc thậm chí có tình trạng "thêm việc" dẫn đến giảm tinh thần nhân viên, hiệu quả ứng dụng RPA kém hiệu quả hơn so với chưa ứng dụng RPA. 

RPA khác biệt gì so với AI?

Nói về những công nghệ tiên tiến, chắc hẳn bạn sẽ nghĩ ngay đến trí thông minh nhân tạo (AI). Đôi khi AI và RPA bị nhầm lẫn và đánh tráo khái niệm với nhau, nhưng thực chất chúng là 2 phạm trù rất khác biệt.

AI là công nghệ mô phỏng lại bộ não của con người, thông qua Machine Learning, AI cho phép hệ thống máy tính có thể học hỏi, tiếp thu để xử lý dữ liệu nhanh chóng, cũng như đưa ra các dự đoán và phản ứng nhanh nhạy.

Nói một cách đơn giản, khi sử dụng RPA, bạn sẽ "dạy" cho máy làm theo mình, còn với AI, bạn sẽ phải nạp một khối lượng dữ liệu nền tảng "khủng" để chúng tự học.

Tính năng nổi bật của RPA

• Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác và sử dụng. Thiết kế quy trình tự động hóa phù hợp cả với những cá nhân không có kiến thức lập trình.
• RPA được tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ người dùng như: thiết kế quy trình – lập lịch giám sát, theo dõi – thực thi quy trình được thiết lập.
• Có thể quản lý từ xa nhiều bot trong cùng một thời điểm, theo dõi theo thời gian thực hiện.
• Độ bảo mật cao, có thể để ẩn trong PC giúp người dùng vừa có thể làm việc, vừa chạy bot đồng thời.
• Người dùng có thể tương tác, trang đổi với nhau thông qua chatbot.
• Kết hợp với một số giải pháp số hóa khác như: xác minh hóa đơn điện tử, nhận diện văn bản điện tử, hỗ trợ AI thu thập và phân tích dữ liệu…

Ứng dụng của giải pháp tự động hoá quy trình RPA trong từng lĩnh vực cụ thể

• Human Resources (HR): Giúp quản trị nhân sự tự động hóa các quy trình tuyển dụng, trả lương, yêu cầu đào tạo, xử lý đơn xin việc, nghỉ việc và thai sản,...
• Sản xuất & phân phối dược phẩm: Kiểm soát chất lượng trong hoạt động kiểm tra nguyên liệu, sản xuất thuốc, đóng gói, kiểm tra sản phẩm sau sản xuất và chuẩn bị xuất xưởng.
• Dịch vụ: Quy trình chăm sóc khách hàng trước, trong và sau bán hàng, quy trình xử lý khiếu nại,…
• Du lịch: Quản lý các chuyến bay, đặt phòng khách sạn, chuyến tham quan và đặt chỗ thuê ô tô của khách hàng cho đại lý du lịch.
• Sức khỏe: Tự động hóa quản lý việc nhận đơn thuốc từ bác sĩ thông qua quá trình lấy thuốc và đến tay bệnh nhân.
• Công nghệ thông tin: Chỉ định cách giải quyết cho từng loại vấn đề phần mềm/ phần cứng cụ thể mà nhân viên gọi đến.
• Các CIO tập đoàn: Tổng hợp dữ liệu thông tin, báo cáo từ nhiều nguồn hàng ngày, hàng tuần..
• Ngân hàng, tổ chức tài chính: Hợp nhất hệ thống quản lý dữ liệu nhiều hệ thống quản lý dữ liệu. Đơn giản hóa yêu cầu xử lý lượng thông tin liên tục và lặp đi lặp lại…
• Các bộ phận sắm, cung ứng, chăm sóc khách hàng: Giải quyết công việc, báo cáo trên nền Office lặp đi lặp lại, theo một quy tắc nhất định trên phần mềm.

Một số lưu ý khi áp dụng RPA

Lựa chọn RPA phù hợp với doanh nghiệp

Không phải sản phẩm RPA nào trên thị trường cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Trước khi muốn đầu tư công nghệ RPA, bạn nên tìm hiểu về các tính năng và giá cả để tìm ra loại RPA phù hợp nhất.

Sử dụng RPA đúng cách

Như đã đề cập ở trên, RPA chỉ có khả năng thực hiện những thao tác đơn giản và thường xuyên lặp lại. Vậy nên, bạn hãy cân nhắc đưa RPA vào công đoạn nào cho đúng, tránh trường hợp lạm dụng công nghệ quá nhiều dẫn đến làm giảm hiệu quả kinh doanh. 

Kết Luận

RPA cũng như một số công nghệ tự động hóa khác, chúng không loại bỏ con người ra khỏi quy trình sản xuất. Mặc khác, chúng sẽ thay thế những tác vụ đơn giản để doanh nghiêp tập trung nguồn nhân lực cho những khâu thật sự cần con người hơn.

RPA sẽ không chỉ là một cộng sự đáng tin cậy trong công việc mà còn hỗ trợ cải cách phương thức làm việc. Do vậy trong dài hạn, việc đầu tư RPA sẽ làm gia tăng đáng kể hiệu quả kinh doanh cho các công ty, tổ chức.

Via TIGO