THIẾT LẬP THỰC HÀNH PHÂN TÍCH DỮ LIỆU CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

Bài viết được chia sẻ từ một người đã có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân tích dữ liệu và triển khai dự án chuyển đổi cho ANZ, Tesla,... , Lawrence Dong. Nếu bạn đang tìm cách xây dựng cơ sở thực hành Business Analysis (BA) của riêng mình, bất kể bạn làm việc ở tổ chức nào, thì đây là bài viết bạn nên tham khảo.

1. Yếu tố 1: Tích hợp hợp lý

Quá trình giới thiệu bắt đầu khi đề nghị được chấp nhận. Kích hoạt quy trình cung cấp quyền truy cập hệ thống và thiết bị IT càng sớm càng tốt. Cân nhắc đưa vào bất kỳ thiết bị năng suất bổ sung nào, chẳng hạn như màn hình bổ sung, trong việc cung cấp thiết bị IT.

Một tuần trước khi người mới bắt đầu tham gia, hãy gọi cho họ để hiểu nhu cầu, câu hỏi hoặc mối quan tâm của họ về việc giới thiệu. Một cuộc gọi điện thoại sẽ mang lại cho nhân viên mới một khởi đầu tốt đẹp giữa con người với con người. Vào hoặc trước một ngày, hãy gửi email cho tất cả các đơn vị kinh doanh để thông báo về người mới bắt đầu.

Lên lịch gặp gỡ trực tiếp vào thời điểm bắt đầu vào ngày đầu tiên và các cuộc họp giới thiệu dự án ngay sau đó, để những người mới bắt đầu cảm thấy được chào đón và quan tâm trong môi trường mới. Đảm bảo rằng bạn thực hiện mọi thứ ở trên theo cách thân thiện và làm việc từ xa.

2. Yếu tố 2: Kế hoạch hành động 90 ngày

Nếu như bạn không có kế hoạch, bạn đã mặc định sẵn kế hoạch là sự thất bại. Lập kế hoạch luôn đảm bảo chất lượng tốt nhất. Thiết lập kế hoạch 90 ngày với nhân viên và cả hai bạn đều tuân thủ kế hoạch đó. Tập trung vào cả hiệu suất và phát triển chuyên nghiệp. Thường xuyên xem xét tiến độ với người mới bắt đầu của bạn.

3. Yếu tố 3: Truyền thông theo lịch trình

“Một người quản lý có nhu cầu thực sự là một người quản lý.” (của Lawrence Dong). Để tránh tình trạng bạn quá bận không thể đáp ứng nhu cầu của nhân viên, hãy lên lịch liên lạc trước để bạn có thời gian cho vấn đề quan trọng này. Ngoài các cuộc trò chuyện đánh giá hiệu suất, các cơ hội giao tiếp rõ ràng nhất bao gồm:

• Quản lý/Nhân viên 1:1
• Họp nhóm định kỳ
• Thiết lập chúng một cách thích hợp và định kỳ

4. Yếu tố 4: Ma trận kỹ năng BA và Thăng bằng nghề nghiệp

Business Analyst, giống như hầu hết các công việc khác, có thể và nên được đo lường tại nơi làm việc. Vì tất cả các lý do chính đáng, điều quan trọng là cung cấp một con đường công bằng và bình đẳng cho tất cả mọi người. Để tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho mọi người, điều cơ bản là người quản lý phải thừa nhận sự tồn tại của các cấp độ nghề nghiệp và trình độ kỹ năng khác nhau giữa các nhân viên của họ.

• Một ví dụ về sự san lấp mặt bằng nghề nghiệp có thể là:

- Cử nhân cơ sở

- Cử nhân trung cấp

- BA cao cấp

- Lãnh đạo BA

…

• Và một ví dụ về ma trận kỹ năng có thể là:

- Thu thập yêu cầu (1 trên 3)

- Lập bản đồ quy trình (2 trên 3)

- Quản lý các bên liên quan (3 trên 3)

…

Điều đáng nói là tiêu chí đầu vào của một cấp độ nghề nghiệp cụ thể có thể bao gồm nhiều thứ hơn là kỹ năng và sản phẩm. Hành vi và sự hợp tác đều quan trọng như nhau, nếu không muốn nói là hơn.

5. Yếu tố 5: Mẫu và quy trình

Tính nhất quán là chìa khóa cho trải nghiệm khách hàng chất lượng cao. Với các mẫu và quy trình BA được đưa ra, hiệu quả là sẽ ít có chỗ cho sự nhầm lẫn trong việc “những gì nên được phân phối và như thế nào”. Chỉ cần làm cho họ dễ dàng truy cập vào nhóm.

6. Yếu tố 6: Danh mục dịch vụ BA

Công việc phân tích nghiệp vụ đôi khi mang tính năng động và tự phát triển. Từ góc độ SDLC, BA có thể được hưởng lợi nhiều hơn từ danh mục dịch vụ BA được xác định rõ ràng, bất cứ khi nào có câu hỏi về ranh giới vai trò và trách nhiệm của họ.

7. Yếu tố 7: Chia sẻ tri thức

Chia sẻ là quan tâm. Diễn đàn chia sẻ kiến thức thường xuyên là một bổ sung tuyệt vời cho các cuộc họp nhóm thông thường, nơi các thành viên trong nhóm có thể có bục phát biểu và được trao quyền. Khi một thành viên trong nhóm cảm thấy được trao quyền, họ sẽ sáng tạo hơn và mọi người tham gia sẽ cảm nhận được phản ứng hóa học tích cực.

8. Yếu tố 8: Huấn luyện và Cố vấn

“Huấn luyện” và “cố vấn” có vẻ giống nhau nhưng nhiều người hiểu sự khác biệt rõ ràng. Huấn luyện hướng đến hiệu suất và dựa trên ngắn hạn, trong khi cố vấn hướng đến sự phát triển nhiều hơn và nhằm mục đích dài hạn. Điều tinh tế là việc cố vấn không yêu cầu giao tiếp không có xung đột lợi ích, điều đó có nghĩa là những người quản lý con người là những người cố vấn ít phù hợp nhất đối với các cấp dưới trực tiếp của họ. Tuy nhiên, một sự hỗ trợ tuyệt vời mà các nhà quản lý có thể làm là khuyến khích và thậm chí giúp nhân viên của họ tìm được một người cố vấn tốt.

9. Yếu tố 9: Đào tạo và Giáo dục

Bằng cách nào đó, đó là một “hợp đồng đạo đức” giữa những người lao động lâu dài (và những người tương tự) và người sử dụng lao động rằng việc đào tạo và giáo dục sẽ được cung cấp khi và nếu được yêu cầu.Do đó, vai trò của người quản lý là xác định các cơ hội đào tạo và giáo dục cần thiết để củng cố các kỹ năng của từng nhân viên.

Hy vọng rằng những yếu tố được chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với các bạn. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật tại Codii.