TOP 10 CÂU HỎI PHỎNG VẤN BUSINESS ANALYST THƯỜNG GẶP

Business Analyst (BA) đóng vai trò là cầu nối giữa khách hàng với các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Công việc của nhà phân tích nghiệp vụ BA là đánh giá nhu cầu kinh doanh của công ty, nghiên cứu phương pháp tích hợp công nghệ và hỗ trợ các giải pháp cho các bên liên quan. Từ quản lý dự án đến phân tích nhu cầu kinh doanh và thực hiện kiểm tra chất lượng, Business Analyst yêu cầu một số kỹ năng mềm và kỹ thuật chuyên môn nhất định.

Cho dù bạn là một nhà phân tích nghiệp vụ chuyên nghiệp hay đang khao khát trở thành một nhà phântích nghiệp vụ, thì việc chuẩn bị trước các câu hỏi phỏng vấn phổ biến là một lợi thế vô cùng lớn. Trong bài viết này, CODII sẽ phác thảo 10 câu hỏi phỏng vấn BA thường gặp, cũng như gợi ý các mẹo và đưa ra các ví dụ cụ thể về cách trả lời chúng. Những câu hỏi mẫu phỏng vấn này có thể giúp bạn mô tả kinh nghiệm, chứng minh chuyên môn và tạo ấn tượng tốt trong quá trình phỏng vấn. Còn chần chờ gì nữa mà không bỏ túi ngay các cách trả lời phỏng vấn sau đây nhé! 

 1. Nếu phải làm việc với một bên liên quan khó tính bạn sẽ xử lý như thế nào? 

Là một nhà phân tích nghiệp vụ, bạn có thể sẽ phải tiếp xúc với nhiều tính cách khác nhau ở các vị trí khác nhau. Các câu hỏi tình huống như này sẽ đánh giá những kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và khả năng giải quyết các tình huống thực tế của bạn. Bạn nên đưa ra câu trả lời trực tiếp và giải thích một thách thức liên quan mà bạn đã điều hướng thành công trong công việc trước đây. Bạn có thể sử dụng cấu trúc câu trả lời phỏng vấn STAR như sau:

• Situation (tình huống): Giải thích ngắn gọn vấn đề bạn đã giải quyết thành công theo hướng tích cực và mang tính xây dựng. 
• Task (nhiệm vụ): Giải thích rõ vai trò của bạn trong tình huống. 
• Action (hành động): Giải thích những gì bạn đã làm để giải quyết vấn đề. 
• Result (kết quả): Giải thích những điều bạn học được và cách bạn hành động nhằm tác động tích cực đến doanh nghiệp. 

Trong cuộc thảo luận với người phỏng vấn, bạn cũng sẽ hiểu rõ hơn về những thách thức mà mình có thể gặp phải trong vai trò mới, đây có thể là cơ hội để bạn hiểu rõ hơn về công việc.

Ví dụ: "Tôi nhận thấy rằng hầu như mọi vấn đề đều có thể được giải quyết bằng sự đồng cảm, giao tiếp và hành động. Ví dụ, tôi từng có một khách hàng tức giận khi cô ấy nhận được dữ liệu không chính xác. Vai trò của tôi là thu thập dữ liệu và diễn giải chúng. Tôi ngay lập tức lên lịch gọi điện thoại với cô ấy và các bên liên quan khác của dự án để thảo luận về vấn đề trên. Sau khi dành thời gian lắng nghe các ý kiến của khách hàng, chúng tôi nhận thấy rằng cô ấy không cảm thấy được hỗ trợ để áp dụng các kết quả thu được từ dữ liệu. Chúng tôi đã tổ chức một hội thảo với cố vấn kinh doanh để giúp cô ấy cảm thấy yên tâm hơn và gửi thông tin cập nhật hàng tuần qua e-mail nhằm đảm bảo cô ấy luôn được hỗ trợ trong suốt thời gian còn lại của dự án. Kết quả là cô ấy đã trả gấp đôi chi phí cho chúng tôi trong hai quý tiếp theo." 

2. Mô tả một tình huống bạn phải tư vấn cho khách hàng theo hướng hành động khác.

Là một nhà phân tích nghiệp vụ, công việc của bạn là đưa ra các khuyến nghị vì lợi ích của khách hàng và tổ chức. Quan điểm của bạn nên dựa trên dữ liệu thu thập được khi giải thích nó cho khách hàng. Nếu một khách hàng theo đuổi một quá trình mà bạn không cảm thấy là có lợi nhất cho họ, thì bạn có thể phải trình bày dữ liệu theo những cách mới và thú vị hơn để thuyết phục họ chuyển đổi theo cách khác.

Trong câu trả lời của mình, bạn nên giải thích cách bạn có thể áp dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để điều hướng các tình huống khó khăn có thể xảy ra với khách hàng và các bên liên quan.

Ví dụ: "Tôi từng có một khách hàng đang tìm cách mở rộng dòng sản phẩm cho cửa hàng của họ. Đồng thời, họ cũng đang gặp khó khăn trong việc bán những sản phẩm mà họ đã bán. Tôi đã sử dụng bản phân tích bán hàng chi tiết để cho họ thấy lý do tại sao họ nên tập trung vào việc bán các sản phẩm hiện tại thay vì đầu tư vào những sản phẩm mới. Tôi cũng đưa ra các đề xuất về cách họ có thể tăng doanh số bán hàng và những điểm họ đã thành công." 

3. Theo bạn, khía cạnh quan trọng nhất của báo cáo phân tích là gì?

Báo cáo phân tích là một loại báo cáo cung cấp thông tin, phân tích dữ liệu và đề xuất. Báo cáo phân tích cho phép mọi người sử dụng dữ liệu và tham khảo các kiến nghị để đưa ra quyết định.Là một nhà phân tích nghiệp vụ, bạn nên hiểu tầm quan trọng và hạn chế của báo cáo phân tích. Trong câu trả lời của bạn, hãy giải thích các đánh giá tác nhân ảnh hưởng mà bạn đã thực hiện ở công việc trước đó. Điều này giúp nhà tuyển dụng hiểu được giá trị mà bạn có thể đem lại cho tổ chức của họ. Việc xây dựng câu trả lời thể hiện kỹ năng phân tích và tư duy phản biện, sẽ chứng minh được bạn có khả năng tạo ra các đề xuất từ ​​các nguồn dữ liệu.

Ví dụ: "Mặc dù dữ liệu không thể đưa ra chính xác cách thức giải quyết vấn đề, nhưng nó có thể hỗ trợ đắc lực trong việc đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn. Ngay cả khi một quyết định không mang lại kết quả như mong đợi thì dữ liệu cho phép bạn học hỏi từ những kết quả đó để tiếp tục cải thiện cho tương lai. Khía cạnh quan trọng nhất của báo cáo phân tích là khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định dựa trên thực tế. Việc cố gắng đưa ra quyết định dựa trên những phỏng đoán hoặc giả định thiếu hiểu biết có thể gặp rủi ro, bởi vì báo cáo phân tích là cung cấp thông tin hữu hình để đưa ra chiến lược và phương hướng phù hợp."

4. Mô tả mức độ quen thuộc của bạn với các truy vấn SQL.

SQL là ngôn ngữ tiêu chuẩn cho các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ. Vì SQL cho phép bạn làm việc với dữ liệu có cấu trúc trong đó có các mối quan hệ giữa các biến khác nhau, nên các truy vấn SQL thường được BA sử dụng. Mặc dù một nhà phân tích nghiệp vụ không cần thiết phải thể hiện các kỹ thuật nâng cao, nhưng một số kỹ năng nhất định vẫn có lợi thế. Bạn có thể được yêu cầu giải thích các thành phần của câu lệnh SQL để nhà tuyển dụng có thể đánh giá các kiến thức liên quan và kỹ năng phân tích chuyên sâu của bạn. Ngoài việc cung cấp các định nghĩa, bạn cũng có thể xem xét cung cấp một ví dụ về cách bạn đã sử dụng SQL để ứng dụng trong công việc BA trước đây của mình.Ví dụ: "Có bốn phần trong một câu lệnh SQL: DDL (ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu xác định cấu trúc dữ liệu); DML (ngôn ngữ thao tác dữ liệu được sử dụng để chèn, xóa và sửa đổi dữ liệu); DCL (ngôn ngữ điều khiển dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu); TCL (ngôn ngữ kiểm soát giao dịch, tổ chức dữ liệu được điều chỉnh bởi DML). Tôi đã sử dụng các câu lệnh SQL để xác định xem khách hàng nào mua sản phẩm nào, điều này đã giúp doanh nghiệp định hướng về các dòng sản phẩm trong tương lai. Công việc này giúp họ trở thành khách hàng thân thiết trong ba năm hoạt động." 

5. Những công cụ nào bạn cho là quan trọng nhất để một nhà phân tích nghiệp vụ có thể làm tốt công việc của mình?

Câu hỏi này được đưa ra nhằm kiểm tra các kỹ năng cơ bản và mức độ quen thuộc của bạn với các ứng dụng phân tích nghiệp vụ phổ biến và việc ứng dụng chúng vào công ty. BA thường sử dụng các công cụ như Microsoft Office Suite, mặc dù bạn có thể đã sử dụng các công cụ hoặc chương trình khác trong công việc của mình. Do đó hãy điều chỉnh câu trả lời để làm nổi bật kinh nghiệm và kỹ năng độc đáo của riêng bạn. 

Ví dụ: "Tôi thường sử dụng các công cụ như Word, Excel, PowerPoint, MS Visio và các công cụ Rational. Ngoài ra tôi cũng có khả năng truy vấn các câu lệnh SQL nâng cao,..."

6. Mô tả cách bạn tiếp cận với một dự án mới.

Hiểu quy trình làm việc của ứng viên có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng làm việc nhóm, quản lý dự án và tổ chức hoạt động của họ. Để trả lời, hãy giải thích các giai đoạn chung mà bạn thực hiện với các sản phẩm tiêu chuẩn mà bạn thường sản xuất thay vì liệt kê các quy trình hoặc nhiệm vụ cụ thể mà người phỏng vấn có thể không quen thuộc. Tập trung vào kinh nghiệm của bạn để mô tả các kỹ năng và cách bạn sử dụng chúng. Nếu như bạn đã làm việc trong các giai đoạn lập kế hoạch của dự án, bạn có thể đề cập đến các kết quả có thể bàn giao như kế hoạch truyền thông, cấu trúc phân chia công việc (WBS), kế hoạch quản lý yêu cầu và phương pháp phân tích nghiệp vụ.Hãy nói về cách bạn đã tùy chỉnh các phương pháp tiếp cận cụ thể đối với nhu cầu của một dự án nhất định. Bạn có thể hỏi về các dự án và quy trình tổ chức để giúp bản thân hiểu rõ hơn và cho người phỏng vấn thấy rằng bạn quan tâm đến cách họ làm việc. 

Ví dụ: "Đầu tiên, tôi lắng nghe nhu cầu của khách hàng, chú ý đến những gì họ trình bày như mục tiêu của họ cho dự án. Sau đó, tôi xem xét kỹ hơn dữ liệu của mình để tìm ra cách hướng dẫn họ thực hiện chúng một cách thành công hoặc tìm cách thay đổi hành động của họ. Tất nhiên, mọi dự án và mọi khách hàng đều đòi hỏi một cái gì đó mới mẻ, vì vậy tôi luôn xem xét tình hình cụ thể thay vì tự động áp đặt một giải pháp chung cho tất cả." 

7. Kể tên hai sơ đồ mà bạn sử dụng với tư cách là nhà phân tích nghiệp vụ và mô tả cách chúng tác động đến công việc của bạn. 

Câu hỏi này thể hiện bạn đã quen thuộc với các tài liệu BA và biết cách áp dụng chúng vào các trường hợp cụ thể. Ngay cả khi họ không trực tiếp hỏi về kinh nghiệm của bạn ở đây, thì việc cung cấp các ví dụ có thể xác thực khả năng mang lại giá trị của bạn cho nhà tuyển dụng là một ưu thế.

Ví dụ: "Hai sơ đồ tôi sử dụng thường xuyên là biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) và biểu đồ trường hợp sử dụng (use case diagrams). Biểu đồ hoạt động thể hiện các hoạt động diễn ra ở các bộ phận khác nhau. Tôi sử dụng chúng để chỉ ra ai tương tác với hệ thống và mục tiêu chính mà họ đạt được với hệ thống. Còn biểu đồ trường hợp sử dụng sẽ hữu ích khi tôi cần trực quan hóa các yêu cầu chức năng của một hệ thống nhất định để có thể đưa ra lựa chọn thông minh nhất khi thiết kế và tìm ra hướng phát triển ưu tiên." 

8. Làm thế nào để bạn giải thích các phân tích của mình cho một khách hàng không hiểu rõ các thuật ngữ chuyên môn? 

Thông thường, một nhà phân tích nghiệp vụ thực hiện các tính toán phức tạp và trình bày chúng cho các bên liên quan và giám đốc. Kỹ năng giải thích là điều vô cùng cần thiết. Khi phỏng vấn cho một vị trí, nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn có thể muốn nghe cách bạn tiếp cận và xử lý những tình huống này.

Ví dụ: "Khi trình bày các kết quả và phân tích của tôi cho một người không có kiến thức cơ bản về phân tích, tôi muốn tránh các biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật và sử dụng những từ mà họ quen thuộc và có thể dễ dàng hiểu được. Ví dụ, khi nói chuyện với một chuyên gia tiếp thị, tôi trình bày kết quả dựa trên tác động của các tỷ lệ tiếp thị đối với lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Khi nói chuyện với chuyên gia tài chính, tôi đảm bảo kết quả và phân tích của mình tập trung vào tác động của đề xuất kinh doanh mới đối với chi tiêu và thu nhập." 

9. Bạn đã bao giờ không đáp ứng đúng thời hạn của dự án hay chưa và bạn đã xử lý tình huống đó như thế nào? 

Câu hỏi này rất quan trọng vì thời gian của các dự án rất nhạy cảm. Thông qua những câu hỏi như vậy, các nhà quản lý tuyển dụng hiểu được ứng viên có thể xử lý và quản lý các tình huống thời gian tốt như thế nào và giảm thiểu khả năng chúng xảy ra lần nữa. 

Ví dụ: "Trong công việc trước đây của tôi, tôi đã làm việc trong một dự án bị trễ thời hạn. Do chúng tôi lập kế hoạch kém hiệu quả, nhóm đã gặp phải những vấn đề và chúng tôi không thể đáp ứng thời hạn của dự án. Kết quả là, trong mọi dự án tiếp theo tôi đảm nhận, tôi tập trung hoàn thiện khâu lập kế hoạch một cách nghiêm túc hơn và đảm bảo đội ngũ nắm rõ về khâu lập kế hoạch để tránh vướng mắc về sau".  

10. Bạn có câu hỏi gì trong buổi phỏng vấn hôm nay không? 

Đặt câu hỏi thông minh trong cuộc phỏng vấn của bạn cho thấy rằng bạn biết cách đặt câu hỏi phù hợp để có được thông tin chính xác. Đây chính là một kỹ năng cần thiết cho các nhà phân tích nghiệp vụ và là cơ hội để bạn trò chuyện một cách thấu đáo với nhà tuyển dụng hoặc đồng nghiệp tương lai của mình. Ví dụ: "Tôi thường làm việc với những khách hàng đang tìm cách mở rộng hoạt động kinh doanh của họ và tôi khá tự tin trong việc hướng dẫn họ đưa ra những quyết định thông minh, ưu tiên những điểm mạnh của họ. Còn đối với bạn, một khách hàng lý tưởng sẽ như thế nào?" Vai trò công việc của nhà phân tích nghiệp vụ khác nhau giữa các công ty, nhưng các câu hỏi phỏng vấn nhà phân tích nghiệp vụ được CODII liệt kê là những câu hỏi có khả năng xuất hiện thường xuyên nhất. Bạn càng quen thuộc với các câu hỏi phỏng vấn, bạn càng có nhiều cơ hội thành công. Chúc bạn có một buổi phỏng vấn thành công với vị ví công việc mình mong muốn.